專題緣起
根據
IDC
（
http://www.idc.com/
）近期的研究報告指出，2005年至2009年的數位相機市場的成長近趨於成長曲線的末期，在增加速度放緩的情況下，價格競爭更加激烈，新的產品生命週期更短。隨著中國大陸的改革開放也造成亞洲地區的銷售重點轉移，價格競爭這個部份並不在本文討論的範圍內。而如何讓產品的生命週期更短，使產品能夠更快上市，Ｐ公司在這方面提出了透過管理商業合約在公司內部作業流程上的改進來改善既有流程的混亂及不確定。
對於企業來說，儘管公司內部的文件大都已經變成電子文件作交換，但仔細探究之後卻會發現某些癥結點存在，依據彭文美對於國內大學公文系統的所做的整理，可以歸納出以下幾點：
- 安裝客戶端程式：造成使用者不便
- 文件狀態掌握：對於文件遺失或者是逾期等狀態無法掌握
- 文件流程固定：依據用途及目的，可能需要新的會辦單位，動態的需求對於系統處理是個難處。
- 工作流程管理：由於現行企業人事結構複雜，往往在文件層層傳遞、稽核之間造成困難。
- 幕僚處理文件：為了提升時效，公司主管可能會採用不同於代理制度的形式，讓幕僚代為處理，但一般的系統並沒有此項功能。
- 商用工作流程：基於公司內部作業流程上的歧異性可能十分大，要開發出一個系統可以滿足公司需求可能不是容易的事情；並且在於設定上可能十分複雜。
儘管Ｐ公司並沒有公文系統上的需求，但同樣是電子文件的處理系統，這之間有些相關性存在，上述某些系統的癥結點也值得Ｐ公司來借鏡。
研究動機
就目前學術界的研究，尚沒有一個完整的解決方案來探討公司裡契約文件的流程管理，而較為接近的文件流程系統多屬於公私立學校及機關團體的電子公文系統，就行政院頒布的「行政機關公文處理手冊」裡開宗明義的指出：『公文』是政府機關推行公務、溝通意見的重要工具。其主要用途在於意見的傳遞。與Ｐ公司所提出的合約管理流程有所不同，其不同在於希望能透過歸納出一個合約流程管理的解決方案，除了讓合約文件在公司內部有一致的流程動向之外，並且紀錄下公司對於數位相機的採購與製作上所有的相關合約所發生的所有事件，讓公司內部能夠稽核合約文件的審查、簽署狀態等等，釐清合約文件簽訂時所發生的問題的責任歸屬。透過歷史紀錄的分析，讓Ｐ公司可以改進部門之間的效率。依據上述的理由，引起了Ｐ公司對於合約流程管理系統開發專案的需求。
專題貢獻
導入本合約流程管理系統之後，期望能幫助P公司法務部主管掌握合約流程的動向，減少非必要流程替公司帶來的負擔，並讓P公司清楚當問題發生時的責任歸屬。
另外，由於本系統期望能與P公司正在進行中的企業流程電子化加以整合，在未整合進整個電子化流程之前，本系統近期目標可以分成以下幾項：
減少紙本產生：由於每份合約在流程進行都可能會有不同的意見加入，所以本系統可以附加電子檔，方便申請人員與審查人員進行修改。
減化人工作業流程：本系統已把行政流程電子化，所以合約文件的往訪不必人工處理，減低法務部人員的業務負擔。
合約流向的控管：透過流程的電子化，P公司法務主管可以清楚知道每份合約目前所處的情況，例如：正在初審階段、正在等待對方公司共識稿的產生或者是正在等待用印…等等，如果簽訂的進度落後，可以藉此了解延遲的原因，讓法務部主管清楚責任的所在。
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專題特色 |
P公司是一家數位相機的代工廠商，每次代工的產品都必須與許多廠商簽約，生產的開始必須有材料，所以必須跟材料的供應商簽訂訂購合約，生產過程會使用到其他廠商所開發出來的技術，所以也必須簽訂技術使用權的相關合約以及客戶下訂單，希望P公司能生產多少數量，什麼時候交貨的相關合約，零零種種的這些合約可能是P公司主動提出簽約，必須待由公司其他相關部門審核通過後，繼而將合約寄送到他家廠商簽約，或者是其他廠商主動提出簽約，當合約送到P公司後，公司內部也必須經過審核，才能確定這些合約是否必須簽定，最後這些合約全部簽訂完畢後，P公司才能開始進行生產的動作。
然而該公司的總經理發現許多尚未結案的合約發生了堆積的現象，而且幾乎都是堆積在法務部門，法務部門因而被認定為績效不佳的部門，事實上卻不是這般的情形，經過法務部門調查後，他們會發生未結案的合約堆積是因為有很多狀況是他們無法掌控的，譬如許多合約尚在等待相關文件的補齊，因而暫時無法審核，或是法務部正在等待其他部門的審核，所以該合約停留在等候其他部門回覆的階段，或是他們將合約遞送給他方公司後，他方公司一直不回覆，種種這些原因造成了許多未結案的合約滯留在法務部。因此有必要將合約處理的過程做一個很清楚的責任歸屬劃分，當合約再次出現問題時，就可以很清楚的知道究竟是哪個部門績效不彰，使得合約簽署滯留，如此就可以針對真正滯留的部門進行改正，以提升合約處理速度。
採購類型的合約，通常是一年的有效期，通常會附註如果合約到期前沒有任何一方提出異議的話，該合約會自動續約，面對這麼多這種類型的合約，P公司常常會忘掉某些合約應該停止簽訂，但是忘了提出異議，等自動續約生效後，只能承認該合約，結果進貨了某些已經不需要的材料，使得P公司蒙受損失，增加不必要的成本，因此需要有個方式在合約將到期前提醒該公司，以決定是否繼續續約，而不因忘卻而造成不必要的損失。這種類型的合約也有付款管理的必要，可能第幾期款必須什麼時候繳款，也同樣必須有個方式來提醒，讓財務部門可以清楚的規劃付款的動作，以免忘卻了時程，耽誤了繳款的工作。
P公司目前在合約的管理上所遇的最大問題是責任歸屬釐清以及案件追蹤的困難，這些陸續發生的問題，使得原本的紙本作業流程已經無法有效率的管理，因此的確有電子化的必要性，當電子化管理後，這些合約的管理可以經由系統的幫助，得以某個程度的解決的。
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專題貢獻 |
導入本合約流程管理系統之後，期望能幫助P公司法務部主管掌握合約流程的動向，減少非必要流程替公司帶來的負擔，並讓P公司清楚當問題發生時的責任歸屬。
另外，由於本系統期望能與P公司正在進行中的企業流程電子化加以整合，在未整合進整個電子化流程之前，本系統近期目標可以分成以下幾項：
減少紙本產生：由於每份合約在流程進行都可能會有不同的意見加入，所以本系統可以附加電子檔，方便申請人員與審查人員進行修改。
減化人工作業流程：本系統已把行政流程電子化，所以合約文件的往訪不必人工處理，減低法務部人員的業務負擔。
合約流向的控管：透過流程的電子化，P公司法務主管可以清楚知道每份合約目前所處的情況，例如：正在初審階段、正在等待對方公司共識稿的產生或者是正在等待用印…等等，如果簽訂的進度落後，可以藉此了解延遲的原因，讓法務部主管清楚責任的所在。 |
